Je hebt een jaar netjes bijgehouden. Aangifte gedaan, alles goed. Weg ermee?
Nog even niet.
De hoofdregel
Voor je bedrijfsadministratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Je rittenregistratie hoort daarbij als hij onderbouwing is voor een aftrekpost of voor het achterwege blijven van bijtelling.
De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug een aanslag corrigeren. Bij een verklaring geen privégebruik kan dat oplopen.
Wat dat praktisch betekent
Gooi niets weg zolang de aanslag over dat jaar nog niet definitief is. En ook daarna: zeven jaar is de veilige lijn.
Digitaal bewaren mag. Een export naar Excel of pdf voldoet, mits de gegevens compleet en leesbaar blijven.
Waar het misgaat
Bij het wisselen van systeem. Stap je over naar een andere aanbieder, exporteer dan eerst je oude ritten en bewaar dat bestand zelf.
Vertrouw er niet op dat een dienst je gegevens jaren bewaart nadat je gestopt bent. Bij de meeste voorwaarden staat dat ze na opzegging verwijderd worden.
Praktisch advies
Maak aan het eind van elk jaar een export en zet die bij je administratie. Twee minuten werk, en je hebt het los van welke dienst dan ook.
Bij ons kun je op elk moment alles als Excel of CSV downloaden, ook je oude jaren.
Bronnen